Những điều cần biết khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì và những vấn đề pháp lý liên quan

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, có nhiệm tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. 
Trong trường hợp muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài gửi hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định của pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ hồi đáp kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Trường hợp bị từ chối cấp phép, doanh nghiệp nước ngoài sẽ nhận được văn bản nêu rõ lý do từ chối.

>>> Bạn cần gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?

 

Hiện nay, nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của các công ty nước ngoài đang gia tăng đáng kể

Các bước tiến hành làm xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

• Bước 1: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc nắm được các thủ tục pháp lý liên quan tới vấn đề này, thì bước đầu tiên bạn cần thực hiện là liên hệ với những công ty tư vấn luật uy tín để nhận được hỗ trợ tốt nhất. Nếu bạn có thể tự thực hiện thủ tục mà không cần đến các chuyên gia pháp lý, bạn có thể chuyển sang bước 2.
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố; Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi bạn muốn lập văn phòng đại diện. Đây là đơn vị có trách nhiệm cấp mới, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Bước 3: Nếu hồ sơ của bạn đạt đủ điều kiện, bạn sẽ nhận được phiếu hẹn trả kết quả.

• Bước 4: Bạn thực hiện công bố thông tin về văn phòng đại diện tại Việt Nam của bạn trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận giấy phép thành lập.

2. Hoàn thiện hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao của Báo cáo tài chính đã có kiểm toán hoặc văn bản liên quan tới xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất của doanh nghiệp hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận. Những giấy tờ này mang mục đích chứng minh sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Giấy tờ tuỳ thân của người đứng đầu văn phòng đại diện: Nếu là người Việt Nam, yêu cầu bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân. Nếu là người nước ngoài yêu cầu nộp bản sao hộ chiếu;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Những tài liệu bằng tiếng nước ngoài đều cần được dịch thuật ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (nơi doanh nghiệp nước ngoài đăng ký kinh doanh) chứng nhận và thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam - Edcon

• Tư vấn các vấn đề có liên quan đến nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài: nên mở văn phòng đại diện hay công ty tại Việt Nam? Nên đăng ký đặt văn phòng đại diện ở đâu trên lãnh thổ Việt Nam để nhận được những chính sách ưu tiên của địa phương...
• Tư vấn các  vấn đề liên quan tới thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như điều kiện thành lập, nội dung hoạt động, thời hạn của giấy phép…
• Hỗ trợ dịch thuật, công chứng, chứng thực các tài liệu cần thiết trong hồ sơ 
• Trực tiếp soạn thảo toàn bộ giấy cần thiết để có được bộ hồ sơ hoàn chỉnh, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, phù hợp với thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
• Theo dõi và giải quyết những vấn đề phát sinh nếu với cơ quan thụ lý hồ sơ để đảm bảo hồ sơ được duyệt.
• Đại diện khách hàng nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cùng với hồ sơ khắc con dấu và công bố mẫu dấu.